Pour beaucoup d’entre nous, se trouver hors du bureau signifie se trouver hors de nos zones de confort, mais, comme cela a été le cas tout au long de l’évolution de notre carrière, nous devons nous adapter. La collaboration entre membres d’une équipe situés dans des villes et même des pays différents sera la nouvelle norme, car le concept traditionnel du comment, du quand et du où nous travaillons a été modifié pour toujours.
Dans une période de bouleversement, comme celle du COVID-19, beaucoup de secteurs économiques ont été mis à l’arrêt, mais si nous observons des secteurs comme celui des médias et des communications, leur travail n’a probablement jamais été aussi important pour maintenir le public informé avec une information fiable. Les journalistes et les spécialistes en communication ont été chargés de produire des publications et des campagnes tout en travaillant à distance, et l’importance de la technologie et de la collaboration, pour la rationalisation des processus et un fonctionnement plus agile, est rapidement devenue une évidence.
Selon le rapport Pulse of the Profession de PMI, une communication efficace est le facteur de succès le plus important dans le cycle de vie d’une gestion de projet. Il relate que, en moyenne, un projet sur cinq échoue en raison d’un manque de communication entre le chef de projet, les membres de l’équipe, et les parties prenantes.
Les équipes et la technologie
Lorsqu’il n’est plus possible de réunir un groupe dans une salle de réunion pour des sessions de brainstorming ou pour suivre un développement, les entreprises doivent utiliser les outils à leur disposition. Les besoins de chaque équipe sont uniques, mais une profusion de ressources est maintenant disponible pour les projets de tous types et de toutes tailles. Nous mettons ici l’accent sur des apps qui peuvent améliorer les environnements sans papier, et elles conviennent naturellement bien à la gestion de projet à distance, en contribuant à accroître l’efficacité, la productivité et la mobilité :
1. Les apps de To-Do List vous permettent de réorganiser facilement des tâches à mesure que les priorités changent, et d’assigner des tâches à d’autres personnes, en recevant des alertes lorsqu’elles sont achevées. Avec une app de to-do list, vous recevez aussi des rappels relatifs à des échéances imminentes et des fichiers peuvent être téléchargés et partagés. La transparence est complète, ce qui permet aux gestionnaires de suivre les progrès, de mettre les goulets d’étranglement en évidence et de prendre en considération les questions problématiques. Pour les projets, la possibilité de visualiser en temps réel des rapports sur l’état d’avancement est inestimable. Asana et Trello sont des exemples très répandus de ce type d’apps.
2. Des apps de numérisation sont utilisées pour convertir des documents papier importants en fichiers numériques. Par contraste avec la façon traditionnelle d’imprimer et d’envoyer des documents soumis à une contrainte de temps via des services postaux, les documents peuvent maintenant être envoyés pour être complétés et signés par courriel en un instant. Non seulement ceci réduit les temps de traitement, mais la sécurité est également améliorée.
3. Les outils de E-Signature vous permettent de signer des documents sans les imprimer. De nos jours, il est possible de signer la plupart des documents numériquement. Pour le réaliser, vous avez besoin d’une app grâce à laquelle vous créez une signature numérique que vous appliquez à des fichiers. Ceci permet de signer des contrats ou des documents légaux à distance et rapidement, en économisant le temps lié à l’envoi postal – qui peut être considérable lorsque les services de distribution du courrier sont soumis à une pression croissante.
4. Les outils de partage de documents constituent un moyen alternatif d’envoyer des documents numériques via l’un ou l’autre service basé sur le nuage, et ils sont particulièrement utiles pour les fichiers qui sont trop gros pour être envoyés par courriel. La capacité à partager rapidement avec d’autres membres de l’équipe est essentielle lorsque l’on travaille sur un important projet à distance. Dropbox et Google Drive sont deux exemples parfaits d’une telle plate-forme.
Outre les plates-formes mentionnées ci-dessus, nous disposons également d’outils de communication vitaux comme les appels Zoom et Skype qui nous permettent d’avoir des contacts réguliers virtuels en face à face avec les membres de l’équipe. Ceci a été identifié comme étant un élément essentiel du télétravail afin de maintenir un contact humain et un esprit d’équipe. Les chats de groupe via les likes de Microsoft Teams nous permettent de dissiper des doutes en quelques secondes et de fournir des mises à jour régulières aux parties pertinentes. Pour les projets à distance, ces outils de communication peuvent, tout simplement, faire la différence entre le succès et
l’échec.
Travailler ensemble
Que le succès des projets à distance, et du télétravail dans son ensemble, dépendront fortement de la communication, ne fait que peu de doute. A l’ère numérique, les entreprises sont confrontées au défi d’exploiter les nouvelles technologies tout en rapprochant leurs employés les uns des autres, et en surmontant les distances physiques. C’est ce qui distinguera les disrupteurs de ceux qui resteront à la traîne.
Les entreprises qui développent une approche holistique et durable du télétravail résisteront à l’épreuve du temps. A notre époque, où la résistance au changement et les nouvelles façons de travailler représentent encore un problème considérable, ceux qui créent une culture du travail des employés en ligne avec la technologie seront les mieux récompensés.
