La façon dont nous travaillons a fondamentalement changé. Le concept traditionnel d’heures fixes sur une station de travail fixe a été ébranlé de plein fouet à mesure que les technologies émergentes ont offert aux entreprises de toutes tailles une plate-forme leur permettant de devenir plus robustes et agiles, moins réactives et plus proactives – des caractéristiques qui sont devenues indispensables à une époque où la globalisation continue à dicter le mode de fonctionnement des marchés.
Certains secteurs se prêtent plus que d’autres au télétravail, mais le succès de ce phénomène dépendra pour une grande part d’un facteur commun, quelle que soit le type ou la taille de l’entreprise : la communication. Une entreprise peut disposer de produits ou services particulièrement innovants, mais sans un système de communication bien coordonné et fluide à tous les niveaux, le télétravail sera un échec avant même d’avoir une chance d’être mis en oeuvre.
Compte tenu du fait que, selon Fortune, les installations de postes de travail distants ont augmenté de 270% depuis 2017, avant la pandémie du COVID-19, il s’agit d’un phénomène destiné à subsister, qu’il faut adopter comme partie intégrante de
l’activité quotidienne, et pas seulement dans les situations d’urgence. De nouvelles plates-formes, une nouvelle communication
Dans un environnement de bureau, la communication a toujours été largement reconnue comme étant un ingrédient essentiel du succès d’une organisation. Cependant, il y a encore des problèmes dans ce domaine, souvent causés par des délais et des charges de travail, et ces problèmes surgissent rapidement. Selon un rapport de CMS Wire, des études ont montré qu’une communication inefficace sur le lieu de travail peut coûter aux entreprises en moyenne 420.000 $ par an.
Imaginez alors la difficulté qu’il y a à assurer que votre équipe communique de manière efficace lorsque le travail se fait à partir de différents endroits, et que les interactions en face à face ne font plus partie du travail quotidien. Cela semble d’emblée un défi
considérable, mais la technologie est là pour faire le gros du travail, en offrant différentes manières de créer des canaux de communication attractifs et faciles à utiliser. A une époque comme celle que nous vivons, les entreprises travaillant avec des équipes multiples et des membres de personnel dispersés en différents endroits ont plus que jamais besoin d’une communication efficace. La quantité d’outils à la disposition des entreprises à l’ère numérique est énorme, allant des appels vidéo de groupe et des chats instantanés aux séminaires web en ligne.
Une touche humaine
Lors du télétravail, il est extrêmement important de conserver un contact en face à face entre collègues, afin de maintenir le sentiment de faire partie d’une équipe, tout en assurant que certains de ses membres ne commencent pas à se sentir isolés. En outre, Gallup relate que les comportements des unités opérationnelles très investies conduisent à une profitabilité supérieure de 21%.
Des appels vidéo programmés avec des heures de début et de fin fixées oblige les personnes en présence à communiquer d’une manière claire et succincte, afin de délivrer des messages importants d’une façon qui peut être aisément comprise. Si nécessaire, un appel avec un bref courriel doit suffire pour effectuer la plus grande partie du travail comme demandé.
Cependant, le concept de télétravail généralisé est encore nouveau pour beaucoup d’organisations et il n’est pas facile de déraciner ou de modifier les comportements et processus profondément ancrés. Un changement de culture est nécessaire. La Harvard Business Review explique comment les équipes distantes doivent créer de nouvelles normes qui apportent de la clarté dans la communication : “Des entreprises comme Merck ont créé des acronymes pour leurs communications numériques comme “Réponse dans les quatre heures (R4H)” et “Pas nécessaire de répondre (PNDR)”
qui confèrent de la prédictibilité et de la certitude aux conversations virtuelles.”
Le mélange des technologies rend la communication variée, amusante et interactive. Des apps de ‘To-Do List’ comme Asana et Trello permettent à votre équipe de planifier des charges de travail individuelles et des projets en groupe en compartimentant les tâches de manière simple. Ces tâches peuvent être assignées à certains membres de l’équipe, ce qui procure à celle-ci une transparence complète, permettant ainsi aux managers de suivre les progrès, de mettre les goulets d’étranglement en évidence et de
prendre en considération les questions problématiques.
Ces technologies nous encouragent à communiquer d’une manière plus claire et efficace, car nous prenons conscience de l’importance de transmettre des messages clairs lors de nos appels Zoom ou de nos chats d’équipe. Les outils sont là pour nous rendre plus efficaces, plus productifs, et plus heureux dans notre travail.
Le futur de la communication
Notre façon de communiquer a radicalement changé à l’ère numérique et continue à évoluer à une vitesse à couper le souffle. Les séminaires virtuels peuvent interconnecter les dirigeants du monde entier, réduisant la nécessité des rencontres physiques et des voyages d’affaires ; une messagerie instantanée peut dissiper un doute entre pairs en quelques secondes ; et les nouvelles applications qui nous aident à planifier et organiser notre travail réduisent le volume de courriels inutiles.
A l’ère numérique, les entreprises doivent être beaucoup plus flexibles dans chacune de leurs activités. Le télétravail apporte aux employés la liberté et l’autonomie qu’ils souhaitent pour réaliser leur potentiel tout en assurant un meilleur équilibre travail-vie privée. Forbes relate que “89% des employés des entreprises qui appuient des initiatives de bien-être sont plus susceptibles de recommander leur entreprise comme étant un endroit agréable où travailler.”
Une communication efficace est le socle d’une organisation réussie et les nouvelles habitudes acquises par le télétravail peuvent présenter des avantages considérables. Cependant, pour que le télétravail devienne une force organisationnelle plutôt que simplement une solution en temps de crise, la communication et le rôle de la technologie doivent devenir le centre des préoccupations. Sinon, peu de choses changeront.
