Privacyverklaring voor sollicitanten

Deze privacyverklaring (hierna ‘Verklaring’) is van toepassing op de Kyocera Document Solutions-onderneming (hierna ‘Kyocera’) die de vacature heeft geplaatst. Een lijst met de toepasselijke Kyocera-ondernemingen vindt u onder het kopje 'Uw rechten uitoefenen en contact met ons opnemen'.

Deze Verklaring is van toepassing op het verzamelen van persoonsgegevens door Kyocera met betrekking tot het sollicitatieproces en het onboardingproces, voordat een arbeidsovereenkomst met Kyocera wordt gesloten.

U kunt deze Verklaring hieronder in pdf-formaat downloaden:

In deze Verklaring geven wij een toelichting over het volgende:

• Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken en op welke rechtsgrondslag;
  
• Welke persoonsgegevens wij verwerken;
  
• Met wie wij uw persoonsgegevens delen;
  
• Naar welke landen wij uw persoonsgegevens versturen;
  
• Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren;
  
• Welke technische en organisatorische maatregelen wij hebben getroffen;
  
• Wat uw wettelijke rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.
  

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrondslag?

A. Beheer van uw sollicitatie. Wij hebben een legitiem belang om uw persoonsgegevens te verwerken, zodat we kunnen beoordelen wie het meest geschikt is voor de functie. In het sollicitatieproces willen we mogelijk referenties controleren, maar alleen na uw toestemming. We willen misschien ook uw openbare socialmedia-profielen en andere openbare informatie over u bekijken of een achtergrondcontrole uitvoeren, maar doen dit alleen als dit noodzakelijk en relevant is voor de functie waarvoor u solliciteert.

B. Onboarding. In het geval dat uw sollicitatie succesvol is, hebben we een legitiem belang om uw persoonsgegevens te verwerken zodat we u een functie kunnen aanbieden, u bij ons in dienst kunt treden en we u bij ons bedrijf kunnen verwelkomen.

C. Toekomstige kansen. Als we contact met u willen opnemen in het geval van toekomstige vacatures waarvoor u mogelijk geschikt bent, vragen we uw toestemming om uw persoonsgegevens maximaal één jaar te bewaren. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

D. Juridische doeleinden. Het kan zijn dat wij uw gegevens nodig hebben om juridische vorderingen af te handelen of om aan toepasselijke wettelijke plichten of verzoeken van rechtshandhavingsinstanties te voldoen.

Wij hebben uw fundamentele rechten en vrijheden en onze gerechtvaardigde zakelijke belangen zorgvuldig beoordeeld en wij houden voortdurend in het oog of er sprake van evenwicht blijft. Mocht u echter bezwaar willen maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang, verwijzen wij u naar ‘Uw rechten’ hieronder.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
 

Afgezien van de informatie die u ons hebt verstrekt, kunnen we de volgende persoonsgegevens over u verwerken:

• Informatie over persoonlijkheid en/of prestaties van referenties;
  
• Informatie over achtergrondcontrole van overheidsinstanties;
  
• Assessmentinformatie van assessmentdienstverleners voorafgaand aan dienstverband;
  
• PPersoonlijke informatie uit het openbare gedeelte van uw socialmedia-account(s) of andere openbare informatie over u;

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
 

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld met:
 

• Relevante Kyocera-medewerkers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces, waaronder HR-leden, interviewers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces, managers in het zakelijke gebied van de sollicitatie, potentiële interne klanten en IT-personeel.
  
• Uw voormalige werkgever(s) als referentie of andere referenties, maar alleen na uw toestemming;
  
• Een assessmentdienstverlener in het geval dat een assessment voorafgaand aan het dienstverband deel uitmaakt van het sollicitatieproces;
  
• Overheidsinstanties voor een achtergrondcontrole voor het geval de sollicitatie succesvol zou zijn;
  
• Andere ondernemingen uit de Kyocera-groep, zoals Kyocera Document Solutions Inc. (Japan) voor het geval de sollicitatie succesvol zou zijn, voor interne goedkeuring;
  
• Voor zover wij op grond van wet- of regelgeving of een rechterlijk bevel verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken, is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens overeenkomstig de wet- en regelgeving of een rechterlijk bevel moeten delen.
  

Internationale doorgifte

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan een groepsmaatschappij of een derde die buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte is gevestigd. Indien dat land volgens de Europese Commissie geen passend beschermingsniveau biedt krachtens de nationale wet, waarborgen wij dit passende beschermingsniveau door overeenstemming te bereiken over extra passende beveiligingsmaatregelen met die groepsmaatschappij of derde door middel van de door de Europese Commissie vastgestelde Standaard Modelbepalingen inzake Gegevensbescherming.

Wanneer wij gebruikmaken van dienstverleners uit de VS heeft die dienstverlener zich aangemeld voor de lijst van het EU-VS-privacyschild.

Daarnaast kunnen wij u expliciet toestemming vragen voor de voorgestelde doorgifte. U kunt een kopie aanvragen van de Standaard Modelbepalingen inzake Gegevensbescherming door ons een e-mail te sturen met daarin de reden voor uw verzoek.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Waar mogelijk hebben wij specifieke bewaartermijnen vastgesteld voor het bewaren van uw persoonsgegevens. Deze specifieke bewaartermijnen zijn hieronder vermeld en anders stellen wij u daarvan in kennis zodra of voordat wij aanvangen met de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Indien het niet mogelijk is de vastgestelde bewaartermijnen aan te houden, hebben wij hieronder de criteria vastgesteld op grond waarvan wij de bewaartermijnen vaststellen. 

Specifieke Bewaartermijnen

Doel (A) Behandeling van uw sollicitatie. In het geval uw sollicitatie niet succesvol is,  zullen we uw persoonlijke informatie voor maximum 4 weken bewaren na het afronden van het sollicitatieproces.

Doel (B) Onboarding. In het geval uw sollicitaie succesvol is en we u aan boord kunnen verwelkomen, zullen we uw persoonlijke informatie opslaan in uw persoonlijke bestanden, dewelke we zullen bewaren in overeenstemming met de bewaartermijnen binnen het gegevensbeschermingsbeleid van ons bedrijf. 

Doel (C) Toekomstige opportuniteiten. Indien u ons de toestemming geeft om uw persoonlijke informatie te bewaren voor toekomstige opportuniteiten, zullen we uw persoonlijke informatie bewaren voor maximum 1 jaar na het afronden van het sollicitatieproces. 

Criteria voor het bepalen van de bewaartermijnen

In andere gevallen stellen wij de toepasselijke bewaartermijnen vast op basis van de volgende criteria:

• De beoordeling van uw fundamentele rechten en vrijheden;
• Het/De doel(en) van de verwerking van uw persoongegevens. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het / de doel(en) van de verwerking;
• Eventuele industriepraktijken of gedragscodes betreffende het bewaren van persoonsgegevens;
• Het risiconiveau en de kost die aan het (juist en actueel) bewaren van uw persoonsgegevens verbonden zijn;
• Of we al dan niet een rechtsbasis hebben voor het bewaren van uw persoonsgegevens;
• De aard, omvang en context van de verwerking van uw persoonsgegevens en onze relatie met u.
• Andere relevante omstandigheden die van toepassing kunnen zijn.
  

Wij bewaren uw persoonsgegevens in ieder geval in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorwaarden en wij zullen de persoonsgegevens die wij bewaren regelmatig evalueren. 

Welke technische en organisatorische maatregelen hebben we getroffen?

Wij nemen de beveiliging van uw persoonlijke informatie zeer ernstig en leveren alle redelijke inspanningen om uw persoonlijke informatie te beschermen tegen verlies, misbruik, diefstal, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Uw rechten

U heeft bepaalde wettelijke rechten waarvan wij u op de hoogte willen brengen.

Toegang. U heeft het recht om in kennis te worden gesteld over of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken en over bijbehorende inlichtingen over die verwerking.

Rectificatie. U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten rectificeren of aanvullen. Indien u een account bij ons heeft aangemaakt, kunt u uw persoonsgegevens zelf rectificeren of aanvullen.

Het recht om vergeten te worden. U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging door ons te laten verwijderen. Dit recht geldt alleen bij bepaalde redenen, bijvoorbeeld indien u uw toestemming heeft ingetrokken of indien u bewaar maakt en er voor ons geen zwaarwegende redenen bestaan om de verwerking voort te zetten. Indien u bij ons een account heeft, heeft u in veel gevallen de mogelijkheid om uw account zelf te verwijderen. In dat geval worden al uw persoonsgegevens definitief verwijderd.

Beperking van verwerking. U heeft het recht om te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van specifieke redenen te beperken. Te weten (1) het moment waarop wij de juistheid van uw persoonsgegevens op uw verzoek kunnen controleren; (2) in plaats van verwijdering van onrechtmatige verwerking, verzoekt u om beperkt gebruikt; (3) u heeft persoonsgegevens voor een juridische procedure nodig; of (4) wij beoordelen of onze gerechtvaardigde redenen zwaarder wegen dan uw bezwaar tegen de verwerking.

Recht om bezwaar te maken. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking door ons van uw persoonsgegevens indien bedoelde verwerking (1) is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (waaronder het maken van een profiel door ons op grond van uw toestemming); (2) voor directe marketingdoeleinden plaatsvindt; of (3) noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag die aan ons is opgedragen. Wij staken de verwerking van uw persoonsgegevens naar aanleiding van uw bezwaar, tenzij wij aantonen dat er sprake is van dwingende gerechtvaardigde belangen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor een juridische procedure.

Overdraagbaarheid van gegevens. Wij moeten u informeren over uw recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen zodat u die persoonsgegevens aan een andere dienstverlener kunt doorgeven. Voor KFS betekent dit dat wij op uw verzoek uw persoonsgegevens aan u verstrekken die aan uw gebruikersaccount zijn gekoppeld. Dit omvat geen gegevens over uw apparaat en gegevens die aan ons in een logbestand zijn doorgegeven.

Intrekken van toestemming. Indien u aan ons uw persoonsgegevens heeft verstrekt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om bedoelde toestemming op elk moment in te trekken. U kunt dat doen door u voor de dienst waarvoor u zich heeft aangemeld, indien van toepassing, uit te schrijven. U kunt ons daartoe ook een e-mail sturen naar privacy@deu.kyocera.com. Vervolgens verwijderen wij uw persoonsgegevens definitief uit onze database.

Indienen van een klacht. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder, met name in het land waar u woonachtig bent, over de verwerking door ons van uw persoonsgegevens.

Bij Kyocera Document Solutions hebben we een netwerk van privacyprofessionals, waaronder Data Protection Officers, die u kan bijstaan met uw vragen. Indien u een van uw rechten wenst uit te oefenen of indien u een vraag over dit document heeft, wordt u verzocht contact met ons op te nemen door een e-mail of een brief te sturen naar de betrokken vestiging van Kyocera Document Solutions uit onderstaande lijst of naar de Data Protection Officer van onze Europese vestiging:

Kyocera Document Solutions Europe Management B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
The Netherlands
e: privacy@deu.kyocera.com

België/Belgique/Belgien
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danmark
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

España
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

France
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Nederland
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugal
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Sverige
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turkiye
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Ceska Republica
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Deutschland
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finland
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italia
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Österreich
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rossiya
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

South Africa
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

United Kingdom
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com

Wijzigingen aan dit document

Als wij dit document wijzigen, publiceren wij het op onze website met een nieuwe publicatiedatum en, indien van toepassing, stellen wij u via uw gebruikersaccount in kennis van het gewijzigde document.