Digitale transformatie

Voor bedrijven die bezig zijn met het plannen van hun digitale transformatie, is de eerste stap vaak om te investeren in een oplossing voor digitalisering. Het kan behoorlijk spannend zijn om zo'n stap in de wereld van technologie te zetten, zeker als het de eerste stap in het proces is. Maar het is wel een heel logisch besluit, voor zowel grote als kleine bedrijven. Een oplossing voor digitalisering is namelijk een betaalbare tool die zichzelf terugverdient.

Met een plan voor digitale transformatie zorgen organisaties dat ze klaar zijn voor de toekomst. Zo maken ze hun bedrijfsprocessen soepeler en efficiënter. Door deze stappen te nemen, kunnen organisaties zich digitaal ontwikkelen met behulp van meer moderne technologieën. Succes dat zonder die technologieën ondenkbaar leek, komt daardoor binnen handbereik.

Digitalisering wordt meestal beschouwd als een van de eerste stappen van zo'n proces. Het is een stap die erg arbeidsintensief en kostbaar kan zijn. Digitaliseringsoplossing scannen alle binnenkomende informatie en slaan deze automatisch op in de gewenste bedrijfsapplicatie. Dit is de eerste stap in de digitale transformatie. 

Veel bedrijven hebben op dit moment medewerkers die zich enkel bezighouden met het invoeren van gegevens. Het verwerken van data kan een langdradige en monotone klus zijn. Medewerkers moeten vaak post of e-mail doorzoeken, de relevante informatie handmatig in een systeem zetten en het papieren document vervolgens archiveren. Oplossingen voor digitalisering doen dat allemaal automatisch (behalve het archiveren van het papieren document).

Een van de voordelen: de uit documenten afkomstige informatie die wordt opgeslagen, is altijd accuraat. De digitaliseringsoplossing zet belangrijke gegevens uit documenten automatisch en met extreme precisie om in computervriendelijke data. Vervolgens worden de gegevens opgeslagen in de gewenste bedrijfsaplicatie. De meeste oplossingen bieden ook de mogelijkheid om voor de zekerheid een ingescande versie van de originele informatie op te slaan. Als medewerkers vermoeden dat bepaalde informatie foutief is, dan kunnen ze deze dus handmatig raadplegen.

Een ander voordeel: u bespaart veel kosten, door taken niet alleen veel sneller uit te voeren waardoor meer informatie kan worden verwerkt, maar ook veel goedkoper. Er zijn minder medewerkers nodig voor de taak. Zij kunnen dus ergens anders in het bedrijf aan de slag waar ze hun talenten kunnen gebruiken voor complexere taken.