• Change language
    Change country

    Hoe u uw document management processen kunt optimaliseren

    Met een goed documentsysteem verhoogt u de productiviteit met teams die op kantoor en thuiswerken.
    man talking

    In 2025 zal het datagebruik van de wereld naar verwachting 175 zettabytes aantikken. Door de opkomst van telewerken, videoconferenties en hybride werkplekken in 2020 en het toegenomen persoonlijk internetgebruik is de datagroei versneld. Omdat we blijven opereren in een hyperverbonden wereld, is de kans reëel dat 175 zettabytes zelfs nog een te bescheiden schatting is.

    Dit roept een vraag op voor organisaties die zich aanpassen aan het nieuwe normaal en hybride werkomgevingen omarmen. Ze genereren meer digitale informatie dan ooit tevoren.  

     

    Hoe gaan hybride kantoren hun gegevens beheren? 

    Vooruitstrevende zakelijke leiders wenden zich tot kunstmatige intelligentie (AI) en cognitieve computers om zo een revolutie teweeg te brengen in de manieren waarop ze informatie opslaan, archiveren, verwerken en extraheren.

    In tegenstelling tot conventionele gegevensverwerkingssystemen, die consequent dezelfde logica volgen, worden AI-algoritmen slimmer naarmate er meer gegevens worden aangeleverd en geanalyseerd. Ze zijn bedoeld om trends en patronen te herkennen en voorspellingen te doen.

    Dit unieke vermogen van AI om te 'leren' van grote hoeveelheden gegevens, stelt gebruikers in staat enorme hoeveelheden inhoud te beheren en te controleren. Daarom belooft AI de manier waarop documentmanagement wordt uitgevoerd te transformeren. Voor organisaties die nieuwe documentmanagementstrategieën toepassen als ondersteuning voor hybride werkplekken, is AI de sleutel tot het optimaliseren van hun systemen voor productiviteit, efficiëntie en bedrijfsgroei.

    1. Automatische classificatie en verwerking van documenten 

    Hoewel OCR-technologie (Optical Character Recognition) tekstherkenning mogelijk maakt, gaat AI nog een stap verder door de informatie in het document te kunnen 'lezen', deze correct te classificeren en vervolgens werkprocessen te automatiseren op basis van die classificatie. En dat alles met een snelheid die voor mensen niet haalbaar is.

    Hoewel het systeem in eerste instantie wordt aangestuurd door een reeks regels, worden de identificatie- en verwerkingsmogelijkheden ervan steeds beter met behulp van machinaal leren, ofwel het leren van herhaalde blootstelling aan documenten, evenals de handelingen die uw medewerkers met die documenten uitvoeren.

    Een door AI aangedreven documentmanagementsysteem zou bijvoorbeeld facturen kunnen identificeren door herkenning van elementen zoals factuurnummers, regelitems en dergelijke. Dit ondanks het feit dat deze elementen op verschillende locaties en in verschillende lettertypen en formaten kunnen verschijnen, afhankelijk van hoe een bedrijf ervoor kiest om haar facturen op te maken.

    Toen Greenbank RSL in Queensland het voorheen handmatige crediteurenproces automatiseerde met behulp van ABBYY FlexiCapture-technologie voor het herkennen van facturen, verminderde zij de verwerkingstijd van haar facturen met 84 procent en verlaagde zij haar verwerkingskosten met 50 procent, terwijl zij ook de nauwkeurigheid en integriteit van haar gegevens verhoogde. 

     

    2. Gegevensextractie   

    Door informatie nauwkeurig te lezen en de context te begrijpen, kan een AI-aangedreven documentmanagementsysteem gegevensextractie naar een geheel nieuw niveau tillen. Deze vaardigheid is belangrijker dan ooit, omdat door virtuele samenwerking en het delen van bestanden organisaties overspoeld raken met steeds meer gegevens.

     

    3. Documentclustering  

    Documentclustering is een andere vaardigheid die mogelijk wordt gemaakt door AI, waarbij documenten worden gegroepeerd op onderwerpen zonder voorafgaande classificatie. 

    Dit kan organisaties helpen te begrijpen hoe documenten zich tot elkaar verhouden binnen een bredere context en hen helpen om overeenkomsten te vinden. Zo kunnen er conclusies worden getrokken die anders misschien niet mogelijk zouden zijn geweest.

     

    4. Geavanceerde documentbeveiliging   

    Beveiliging is een van de grootste uitdagingen van een hybride werkplek. Hier moeten tal van eindpunten, netwerken en cloudomgevingen worden beschermd. AI is een ander hulpmiddel in het kader van cyberbeveiliging. Een belangrijke toevoeging aan het arsenaal bij het beschermen van gegevens.

    AI-aangedreven documentmanagementsystemen kunnen helpen om de beveiliging te verbeteren en klantgegevens te beschermen door gevoelige en persoonlijk identificeerbare informatie (PII) te detecteren en deze documenten te markeren voor speciale behandeling. Automatische classificatie en verwerking betekent ook dat documenten niet op onbeveiligde locaties worden achtergelaten in afwachting van verwerking.

    AI kan ook helpen om gebruikerstoegang af te dwingen door zeer nauwkeurige en veilige biometrische technieken te gebruiken, zoals gezichtsherkenning. Medewerkers worden geïdentificeerd en krijgen zo toestemming en toegang tot data. Dit helpt voorkomen dat documenten zonder toestemming worden bekeken of gewijzigd.

     

    5. Gegevensanalyse

    Misschien wel het meest opwindende vooruitzicht van AI in documentmanagement is het potentieel voor analyses en de waarde die dit voor organisaties kan opleveren. 

    Cognitieve 'Platforms as a Service' (PaaS) brengen documentmanagement naar nieuwe hoogten. Verzamelde gegevens kunnen worden benut. Technieken zoals machinaal leren, voorspellende analyses en gegevensvisualisatie kunnen worden toegepast voor een betere besluitvorming en optimalisatie van bedrijfsprocessen. 

    Met de komst van AI maken documentmanagementsystemen een enorme sprong voorwaarts. Vroege volgers van deze technologie zullen straks de eersten zijn die de vruchten plukken, vooral in hybride werkomgevingen.

    people working in an office environment

    Wilt u meer weten over slimme en hybride kantoren?

    Download het e-book om te weten hoe u aan de slag kunt. 

    Graag meer informatie?

    Onze teams staan klaar om u te helpen.

    Cookies en uw privacy

    We gebruiken essentiële cookies om interacties met onze website eenvoudiger en effectiever te maken, statistische cookies om beter te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en marketing cookies om bezoekers informatie op maat te kunnen aanbieden. U kan uw cookievoorkeuren aangeven via de knop onderaan, of selecteer 'Ik ga akkoord' om verder te gaan met alle cookies.

    Cookievoorkeuren

    Wij gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt en soms om een dienst op uw verzoek te verrichten (zoals het beheer van uw cookievoorkeuren). Deze cookies zijn altijd actief, tenzij u uw browser zo instelt dat cookies geblokkeerd worden. Daardoor is het mogelijk dat sommige delen van de website niet werken zoals verwacht.

    Deze cookies laten ons toe om de performantie van onze website te meten en te verbeteren.

    Deze cookies worden alleen geplaatst wanneer u daarvoor toestemming geeft. Wij gebruiken marketing cookies om bij te houden waarop u klikt en hoe u onze website gebruikt zodat wij op basis van uw interessegebied content en gepersonaliseerde reclame kunnen tonen.