Change language
Change country

Haal het meeste uit uw content management - oplossing

Faciliteer contentmanagement binnen uw organisatie
woman looking to papers

Werken met een enterprise contentmanagementsysteem (ECM) vergemakkelijkt gegevensbeheer binnen uw organisatie, vermindert menselijke fouten en verhoogt de productiviteit door taken te automatiseren.

Maar hoe kunt u zien dat u het maximale uit uw contentmanagementsysteemhaalt? Of, als u op zoek bent naar een ECM-oplossing, wat hoopt u te bereiken?

Als u de volgende vier vragen met een volmondig 'ja' kunt beantwoorden, weet u zeker dat u alles uit uw contentmanagementoplossinghaalt.

 

1. Is uw content toegankelijk?

Het is niet ongebruikelijk dat organisaties complexe verkoopprocessen gebruiken. In verschillende stadia van het verkoopproces ontstaan contactmomenten waarbij verkoopmedewerkers de puntjes op de i moeten zetten. Alles, van een persoonlijke ontmoeting met de klant tot het beantwoorden van technische vragen, het maken van offertes in het CRM-systeem en, zodra de offertes zijn geaccepteerd, het verzenden van de offerte naar de juiste afdeling om de bestelling te verwerken en te verzenden.

Bij zo'n complex proces zijn veel afdelingen (verkoop, logistiek en financiën) betrokken. Het is niet vanzelf zo dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Als het proces op enig moment vastloopt en afdelingen niet precies weten waarom, bijvoorbeeld omdat ze geen toegang hebben tot de juiste informatie, dan loopt u het risico om ongelooflijk inefficiënt te worden. Daarom is een vlotte toegang tot essentiële informatie uitermate belangrijk als u een goede indruk op uw klanten wilt maken en de verkoop efficiënt wilt afhandelen.

Dus hoe weet u of uw inhoud toegankelijk is?

  • Medewerkers op afstand hebben toegang tot wat ze nodig hebben met een internetverbinding en een mobiel apparaat.
  • Er is slechts één login nodig om toegang te krijgen tot alle inhoud, omdat deze centraal wordt opgeslagen.
  • Elke betrokken afdeling kan op elk moment de voortgang van een bepaalde taak zien.
  • Vertragingen in het proces zijn duidelijk voor degenen met de juiste toegang.

 

2. Is al uw informatie digitaal?

Wanneer informatie aan papier wordt toevertrouwd en in archiefkasten wordt opgeborgen, is het veel moeilijker, zo niet onmogelijk, om terug te vinden wat u zoekt. Daarom is het beheren van informatie in een ECM-systeem de norm van nu.

Digitale informatie is gemakkelijk te doorzoeken, omdat deze gesorteerd en geïndexeerd is. Hierdoor kunnen gebruikers alle informatie doorzoeken, terwijl ze filters toepassen. Alleen de meest relevante resultaten worden getoond. 

Virtuele informatie heeft ook aanzienlijke voordelen vanuit het oogpunt van beveiliging. Met een ECM-oplossing beperkt u de zichtbaarheid van informatie op basis van het toegangsniveau van gebruikers. Dit betekent dat ze alleen informatie kunnen doorzoeken die voor hen relevant is.

Dus, wat zijn de verwachtingen van virtuele informatie binnen een ECM-systeem?

  • Het is in een doorzoekbaar formaat (digitaal in plaats van op papier)
  • Alle inhoud wordt geïndexeerd en voorzien van de juiste tags
  • Medewerkers kunnen filters en tags toepassen om te vinden wat ze nodig hebben
  • Het is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken door medewerkers

 

3. Is uw informatie veilig?

Een van de belangrijkste doelstellingen van enterprise contentmanagement is het afdwingen van solide beveiligingscontroles op informatie die door uw organisatie stroomt.

Menselijke fouten vormen in feite de grootste bedreiging voor de veiligheid. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een vertrouwelijk document afdrukt en het op zijn/haar bureau laat liggen.

Dus, hoe weet u of uw informatie veilig is?

  • U kunt toegangscontroles implementeren, gebruikers in groepen indelen en basistoegangsrechten toekennen (lezen, bewerken, verwijderen) aan een reeks documenten, gegroepeerd op type en categorie.
  • U kunt functiecontroles toepassen (het beperken van wat werknemers mogen doen als ze eenmaal toegang hebben tot inhoud, bijvoorbeeld afdrukken, e-mailen of exporteren).
  • Voor elk document worden controletrajecten vastgelegd.

 

4. Is uw informatie relevant?

Bij enterprise contentmanagement draait het erom dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie. Naast het feit dat gebruikers door informatie kunnen filteren, beheert een ECM-oplossing de verschillende versies van documenten. Medewerkers kunnen vol vertrouwen doorverwijzen naar de juiste documenten, wetende dat de versie waarnaar ze kijken op het scherm de meest recente is. Het stelt u ook in staat om een werkproces op te zetten, waarbij elke stap in het proces wordt geautomatiseerd. Dit betekent dat alleen relevante personen de informatie op een bepaald moment te zien krijgen.

Sommige moderne contentmanagementsystemen hebben ook dashboardrapportages. Als u bijvoorbeeld op de boekhoudafdeling werkt, kunt u een dashboard opzetten om te zien hoeveel facturen er worden verwerkt, hoeveel er op betaling wachten en hoeveel er klaar zijn om te worden betaald. U kunt vervolgens inzoomen op uw lijst met factuurgeschillen en een lijst bekijken van de mensen met wie u geschillen heeft, evenals allerlei andere relevante documenten.

Wat zijn de voordelen van een ECM-systeem dat gebruikers helpt om toegang te krijgen tot relevante informatie?

  • Medewerkers werken altijd met de meest recente versie van een document.
  • Geautomatiseerde werkprocessen kunnen worden opgezet tussen afdelingen met verschillende limieten voor toegangscontrole en functiecontrole.
  • Diepgaande rapportages zijn beschikbaar en doorzoekbaar met lijstenen/of dashboards.
people working in an office environment

Wilt u meer weten over slimme en hybride kantoren?

Download het e-book om te weten hoe u aan de slag kunt. 

Meer informatie nodig?

Onze teams staan klaar om u te helpen.

Cookies en uw privacy

We gebruiken essentiële cookies om interacties met onze website eenvoudiger en effectiever te maken, statistische cookies om beter te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en marketing cookies om bezoekers informatie op maat te kunnen aanbieden. U kan uw cookievoorkeuren aangeven via de knop onderaan, of selecteer 'Ik ga akkoord' om verder te gaan met alle cookies.

Cookievoorkeuren

Veld is verplicht

Wij gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website goed werkt en soms om een dienst op uw verzoek te verrichten (zoals het beheer van uw cookievoorkeuren). Deze cookies zijn altijd actief, tenzij u uw browser zo instelt dat cookies geblokkeerd worden. Daardoor is het mogelijk dat sommige delen van de website niet werken zoals verwacht.

Veld is verplicht

Deze cookies laten ons toe om de performantie van onze website te meten en te verbeteren.

Veld is verplicht

Deze cookies worden alleen geplaatst wanneer u daarvoor toestemming geeft. Wij gebruiken marketing cookies om bij te houden waarop u klikt en hoe u onze website gebruikt zodat wij op basis van uw interessegebied content en gepersonaliseerde reclame kunnen tonen.