Hoe u de juiste MFP kiest

U bent met de taak belast om een multifunctionele printer (MFP) voor uw organisatie uit te zoeken. U heeft online wat onderzoek gedaan en misschien al met een paar leveranciers gesproken. Zo'n zoekopdracht kan verwarrend zijn, met zoveel merken en modellen en nog meer verschillende functies en mogelijkheden.

De grote vraag is: hoe kiest u de juiste multifunctionele printer voor uw organisatie?

De aanschaf van een MFP is een belangrijk investeringsmoment. Dus neem vooral de tijd om uw opties serieus te overwegen. In dit artikel geven we u enkele tips om de beste MFP te kiezen. Een printer die aansluit bij de specifieke behoeften en voorkeuren van uw bedrijf.

Wat is een MFP of multifunctionele printer?

Een multifunctionele printer of MFP is een compacte machine dat kan printen, scannen, kopiëren en faxen. U heeft maar één machine nodig voor verschillende klussen. En dat scheelt aanzienlijk wat kantoorruimte.

De MFP is populair bij bedrijven die bewust met hun budget omgaan vanwege de lage aanschaf- en gebruikskosten. Met alle functies in één machine bespaart u niet alleen op uw energierekening, maar ook op verbruiksmaterialen zoals toner. De MFP is ook gemakkelijk in te stellen en te onderhouden.

Zaken om te overwegen bij het kiezen van een MFP

Het is belangrijk om een MFP te kiezen die het beste bij uw organisatie past: een die aan uw eisen voldoet, goed integreert met de huidige systemen en u op de lange termijn tijd en geld bespaart. Hier zijn een paar dingen waar u rekening mee moet houden:

1. Uw zakelijke afdrukken

Onderstaande vragen die u kunnen helpen om uw afdrukwensen te inventariseren:

• Wilt u documenten in kleur of zwart-wit afdrukken?
  
• Hoeveel afdrukken maakt uw organisatie?
  
• Welke afdrukkwaliteit heeft u nodig?
  
• Hoeveel gebruikers heeft u en wat zijn de connectiviteitsvereisten in uw kantoor?
  

Als u eenmaal een helder beeld heeft van uw afdrukwensen, is het veel makkelijker om de MFP-functionaliteiten te bepalen die goed zouden werken voor uw bedrijf.

2. Kosten voor afdrukken op lange termijn 

Bij het overwegen van een MFP moet u naar de totale eigendomskosten kijken. Deze omvatten niet alleen de aanschafprijs, maar ook de kosten op lange termijn die aan uw printer zijn verbonden, zoals verbruiks-, onderhouds- en reparatiekosten. 

Als u hulp nodig heeft bij het berekenen van de totale eigendomskosten van uw machines en advies over hoe u de lopende kosten gedurende de levensduur van uw printers aanzienlijk kunt verlagen, neem dan gerust contact op met een Kyocera-partner bij u in de buurt. Wat we zeker aanbevelen is om uw MFP te beoordelen op meer dan alleen de aanschafprijs. Bedenk ook dat de daadwerkelijke kosten van een printer twee tot drie keer de initiële investering kunnen zijn.

3. Milieu-effect

Is de multifunctionele printer milieuvriendelijk? Overweeg alleen merken die de vermindering van hun ecologische voetafdruk ondersteunen bij de productie, distributie, onderhoud en verwijdering/hergebruik van de MFP. Snelheid en kwaliteit van afdrukken zijn belangrijk. Net als energie-efficiëntie. Een energiezuinige machine is goed voor het milieu en verlaagt tegelijkertijd uw algehele afdrukkosten.

De printers van Kyocera bevatten bijvoorbeeld deECOSYS-technologie die tot 600.000 pagina's kan afdrukken zonder de drum te hoeven vervangen. Dit vertaalt zich in lagere kosten van verbruiksartikelen en een aanzienlijke vermindering van afval.

4. Service-ondersteuning voor uw MFP 

Heeft de fabrikant schriftelijke service- en ondersteuningsnormen voor zijn MFP's afgegeven? Zorg ervoor dat u deze documenten grondig leest.

Zijn de kosten van periodiek onderhoud en verbruiksartikelen/beschikbaarheid, software-upgrades/compatibiliteit bij de service inbegrepen? Afhankelijk van uw zakelijke wensen kunnenManaged Print Services van Kyocera het beste resultaat leveren. Boven en onder de streep. Om zo een goed onderhouden, kostenefficiënte (minder storingen of softwareproblemen) en duurzame MFP te waarborgen.

5. Gebruiksvriendelijke MFP's en eenvoudige integratie met andere applicaties

In een hectische zakelijke omgeving is het gebruiksgemak van apparatuur essentieel. Kies een MFP die gebruiksvriendelijk is. Boek een demo bij uw leverancier om de functionaliteiten, snelheid en kwaliteit van de printer te kunnen beoordelen.

Overweeg ook wat uw bedrijf nodig heeft op het gebied van printerconnectiviteit. Denk aan USB, geheugenkaarten, Bluetooth, netwerkintegratie en AirPrint of andere software die wordt gebruikt om documenten in uw organisatie te printen. Bij al deze vereisten moet u er ook voor zorgen dat u voldoet aan het documentbeveiligingsbeleid van de organisatie.

De MFP moet gebruiksvriendelijk zijn, kunnen worden geïntegreerd met huidige systemen en de juiste document- en gegevensbeveiliging voor uw organisatie bieden.

6. Gebruikersrecensies en beoordelingen voordat u uw MFP aanschaft 

Heeft u de beoordelingen online bekeken? Voor u beslist om tot aankoop van een bepaalde MFP over te gaan, doet u er goed aan om beoordelingen vangebruikers en sites van derden te onderzoeken. U krijgt dan objectieve meningen over de multifunctionele printer die u zou willen kopen.

Er zijn een aantal zaken waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van de juiste MFP. We raden u aan om te beginnen met het begrijpen van de huidige afdrukgewoonten en -vereisten van uw organisatie. Elk bedrijf is uniek. Door duidelijk te weten wat uw organisatie nodig heeft, wordt het zoeken naar de juiste MFP een stuk eenvoudiger.