Wanneer jaar na jaar groei in een bedrijf als normaal wordt gezien, controleren CEO's vaak niet de IT-infrastructuur van het bedrijf om er zeker van te zijn dat deze gelijke tred houdt met de groei van de organisatie.
In deze situatie zullen bedrijven met een complexe interne technologie-infrastructuurongetwijfeld steken laten vallen, omdat hun systemen niet effectief kunnen voldoen aan de behoeften van het bedrijf.
In de meeste gevallen passen kleine tot middelgrote bedrijven en grote bedrijven een gefragmenteerde benadering toe tijdens de groeifase. Om dan vervolgens te ontdekken dat er een zeer onsamenhangend, inefficiënt IT-systeem is ontstaan, waarbij verschillende afdelingen, systemen en apparatuur niet effectief met elkaar communiceren.
Het goede nieuws is: er is voldoende gelegenheid om het overbodige weg te halen en waarde toe te voegen.
Dus als het gaat om toekomstige ontwikkeling en schaalbaarheid: is uw IT-infrastructuur u van dienst of bent u overgeleverd aan ineffectieve werkprocessen en systemen die uw bedrijfsresultaten negatief beïnvloeden?
Controleer uw huidige IT-infrastructuur
De eerste stap om uw infrastructuur op orde te krijgen, is te kijken waar u nu staat. De beste manier om dit te doen is een controle van uw huidige systemen.
Tijdens de groei laat een gefragmenteerde aanpak vaak grote gaten in systemen achter, wat niet alleen leidt tot onhandige werkprocessen, maar ook dat een organisatie blootstaat aan beveiligingsrisico's.
Een controle kan potentiële risico's bloot leggen en tegelijkertijd mankementen in werkprocessen, kosten en documentmanagement identificeren.
Koop de juiste hardware voor uw werkplekken
Zodra de controle de tekortkomingen aan het licht heeft gebracht, is het verstandig om te kijken naar de multifunctionele printers u op uw werkplek heeft. Als het een paar jaar geleden is dat uw printer is gecontroleerd of vernieuwd, is de kans groot dat u een verouderde printer of multifunctioneel apparaat gebruikt dat energie verslindt en u op kosten jaagt.
Wist u dat er nu een multifunctionele printer is met een levensduur tot 600.000 pagina's? Kan uw multifunctional aan? Er is een enorm scala aan geavanceerde, intelligente machines die geschikt zijn voor het beoogde doel en de groei van uw bedrijf kunnen bijhouden, zodat u tijd en geld kunt besparen.
Werkprocessen voor documenten
De meeste organisaties beoordelen hun werkprocessen niet regelmatig genoeg. Wat betekent dat ze vaak zaken doen op een manier die klanten eigenlijk niet bevallen, de winst niet ten goede komt of die de integriteit van het merk niet voldoende respecteert, zelfs in het geval van groei.
De vijf S'en van Managed Print Services
Het gebruiken van inefficiënte printers naast slechte processen kan zaken bemoeilijken voor bedrijven die geen betrouwbare managed print service (MPS) hebben bij hun printprovider. Een goede MPS-aanbieder verbetert Scalability, Savings, Security, Sustainability en Service.
- Scalability of schaalbaarheid: zorgt ervoor dat er een netwerk aanwezig is om snelle groei op de juiste manier te ondersteunen, waarbij de beveiliging en kwaliteitscontrole niet in gevaar komen als uw organisatie van de ene op de andere dag opschaalt.
- Savings of besparingen: net als bij een goed geoliede machine geldt: hoe efficiënter uw documentprocessen en MPS, des te gezonder uw bedrijfsresultaten. Er is geld te besparen door efficiënte systemen te implementeren. Kent u de werkelijke kosten bij het gebruiken van uw IT-apparatuur?
- Sustainabilty of duurzaamheid: het gebruiken van efficiëntere systemen en infrastructuur heeft als fijne bijkomstigheid dat het gewoon beter is voor ons milieu. Dit komt voornamelijk door slimme inzet en technologieën die het energieverbruik verminderen en herbruikbare materialen opleveren.
- Service of onderhoud: een gerenommeerde printing provider die zorgt voor een betrouwbare Managed Print Services-oplossing, is essentieel als u wilt uitbreiden. U heeft een goede service en samenwerking nodig om te kunnen groeien.
- Security of dataveiligheid: Het beschermen van gegevens is van het grootste belang en een slimme Managed Print Services-oplossing kan niet alleen beveiligingsrisico's identificeren, maar ook de beveiliging verbeteren om ervoor te zorgen dat uw gegevens en informatie worden beschermd naarmate uw bedrijf groeit.
