Wat is de toekomst van contentmanagement?

Een gemiddelde werknemer is bijna twee derde van de werkdag bezig met archieven en documenten. Bedrijven gebruiken daarom Enterprise Content Management systemen (ECM) om met de grote hoeveelheden content om te gaan. Zo kunnen organisaties al hun documentatie op één enkele, uniforme plek beheren.

Veel bedrijven zijn echter klaar om een volgende stap te nemen. Soms nemen ze dan zelfs afscheid van ECM en kiezen ze voor de flexibiliteit van cloud-based contentmanagement. Dit is een relatief nieuwe technologie, maar de cloud heeft veel voordelen: u kunt er probleemloos door samenwerken, makkelijk innovatieve apps maken en permanent opslaan tegen lage kosten. Het is dus onmiskenbaar de toekomst van contentmanagement.

De ontwikkeling van ECM door de jaren heen 

ECM's bestaan al een kwart eeuw en zijn in de loop der jaren voortdurend verbeterd. De basisfuncties zijn aangevuld met een complexe reeks technologieën die zijn toegevoegd op verzoek van meestal grotere organisaties die de oplossing gebruiken. Bedrijfseigenaren voelen zich vaak overweldigd door de enorme hoeveelheid technische functionaliteiten ervan die ze voor hun organisatie niet eens nodig hebben. Vooral omdat organisaties soms meerdere ECM's moesten gebruiken, soms zelfs één per afdeling. Het bleek voor IT-afdelingen behoorlijk moeilijk te zijn om alle lagen software in één systeem te integreren.

Contentmanagement bevindt zich duidelijk in een overgangsfase van ECM naar cloudplatforms. Uit onderzoek van AIIM blijkt dat steeds meer bedrijven clouddiensten of hybride opties kiezen om alle documentatie van hun organisatie op een simpele en kostenefficiënte manier te beheren. Hybride modellen brengen wel risico's met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan de locatie waar informatie wordt opgeslagen, de waardevermindering van investeringen in hardware op locatie en natuurlijk de overgang zelf. Als die niet goed wordt uitgevoerd, kan dit hoge kosten en complicaties met zich meebrengen, vooral als de infrastructuur nog niet klaar is voor de overgang.

Cloudtechnologie is de toekomst

Door alle problemen met ECM kwam Gartner op het idee om technologie in het digitale tijdperk te verplaatsen naar de cloud. Het onderzoeksbedrijf introduceerde een nieuw concept: Content Services, een flexibele en dynamische cloudoplossing. Bedrijven hoeven hierdoor niet langer een bestaand systeem te accepteren, maar kunnen hun eigen systeem op maat samenstellen. De terminologie is minder van belang. Waar het om gaat is dat het bedrijfsleven verandert. Bedrijven vinden het in dit tijdperk van digitale transformatie steeds moeilijker om de overvloed aan content en gegevens die afkomstig is van allerlei verschillende bronnen te beheren. Onderzoek bevestigt de opvatting van Gartner: ECM op locatie wordt inderdaad tot op zekere hoogte vervangen door andere oplossingen.

De hybride aanpak is op zich te begrijpen als u bedenkt hoeveel geld er in de loop der jaren al is besteed aan de oude systemen. Een hybride systeem kan dus een goede tijdelijke oplossing zijn waarbij u steeds meer contentdiensten naar de cloud verplaatst. Vanwege het groeiende enthousiasme over cloud-based contentmanagement voorspelt de onderzoeksorganisatie “Markets and Markets” dat het marktaandeel van cloud-based Enterprise Content Management (ECM) zal groeien van 9,77 miljard dollar in 2017 naar 34,42 miljard dollar in 2022.

Cloudservices hebben een aantal waardevolle voordelen

Content online zetten, waar de informatie makkelijker toegankelijk is dan op papier. Dat is een van de ideeën achter de implementatie van oude ECM's. Maar in de cloud is content nog directer beschikbaar. Werknemers op verschillende locaties, en zelfs in verschillende tijdszones, kunnen gemakkelijk samenwerken. Ze hebben immers overal ter wereld en op meerdere apparaten toegang tot documenten.

In de cloud aan content werken spreekt ook millennials aan. Dat is een belangrijk punt, want zij maken in 2020 driekwart van de beroepsbevolking uit en verwachten de meest geavanceerde, geautomatiseerde technologieën. De cloud biedt bovendien veel meer opslagruimte. Er is altijd extra ruimte beschikbaar als uw bedrijf dat nodig heeft.

De vrijheid om meer te bereiken

Als u gebruikmaakt van contentmanagement in de cloud, zijn grote investeringen in hardware op de bedrijfslocatie niet meer nodig. De IT-afdeling heeft niet meer te maken met de hoge instapkosten van de ECM's en is geen tijd kwijt aan doorlopend onderhoud. Daardoor kunnen IT'ers zich richten op innovaties om de gebruikerservaring te verbeteren, bijvoorbeeld op het ontwikkelen van gepersonaliseerde gebruikersinterfaces en nieuwe apps.

Maar niet alleen de IT-afdeling heeft baat bij cloudopslag. De cloud maakt het namelijk ook makkelijker om de technologieën te automatiseren die nodig zijn voor crediteurenbeheer, contract- en correspondentiebeheer, en het verwerken van facturen. Met contentmanagement in de cloud verzamelt u alles op één plaats, waar het kan worden gedeeld met geautoriseerde medewerkers – of het nu gaat om inventarissen of onderhoudscontracten. Dit vergemakkelijkt de communicatie tussen verschillende afdelingen, zoals de juridische afdeling, human resources en finance.

De cloud is de nieuwste innovatie

Er zijn al heel wat innovatieve voorbeelden van cloud-based contentdiensten. Gebruikers raken daardoor steeds enthousiaster over de voordelen van de flexibele diensten. Het zijn geen standaardsystemen waarmee u alleen content kunt beheren, maar juist handige hulpmiddelen om contentmanagement en bedrijfsprocessen te integreren. Volgens IBM voegen veel organisaties content, processen en samenwerkingsplatforms die voorheen gescheiden waren, in de cloud samen. Sommige bedrijven zien het gebruik van robotica en AI als een volgende stap in de ontwikkeling van cloudtechnologie. Ze geloven dat de opgeslagen data ze op die manier zelfs waardevollere inzichten oplevert dan big data. De ontwikkeling van deze nieuwe technologie kan een revolutie betekenen voor contentmanagement in de cloud. Bedrijven die de overstap nu maken van hun oude systemen naar de cloud, zullen hier enorm van profiteren.