KYOCERA Document Solutions
In een drukke werkomgeving mag data niet vastzitten in een scanner, alleen op één harde schijf staan of begraven zijn op een server waar niemand erbij kan. Informatie moet makkelijk te vinden en eenvoudig te auditen zijn.
Auditors verwachten traceerbaarheid en bewaartermijnen voor je bestanden. Documentbeheer bestaat niet als documenten verspreid zijn over verschillende apparaten, moeilijk doorzoekbaar zijn, lastig te verifiëren op compliance en eenvoudig kunnen lekken.
Kyocera’s cloud management software lost deze problemen op. Sommige oplossingen focussen op documentcaptatie, andere op centrale contentverwerking. Maar alle oplossingen zijn ontworpen met security als absolute prioriteit.
De kern is eenvoudig: capture, manage en print. Samen vormen deze drie pijlers een raamwerk dat bottlenecks wegneemt.
In deze blog ontdek je hoe je Kyocera’s documentcaptatie- en managementoplossingen optimaal kunt benutten in jouw organisatie.
Een eenvoudig kader voor documentbeheer
Van het moment dat informatie je bedrijfsapparaat binnenkomt tot het moment dat het wordt geprint, blijft het doel hetzelfde: maak het proces moeiteloos, veilig en nuttig. Of anders gezegd: capture informatie nauwkeurig, manage het zodat het makkelijk vindbaar en beschermd is, en print waar je ook werkt. Samen vormen deze stappen een duidelijke route naar effectief cloudbeheer en sterke cloudbeveiliging.
Capture
Documentcaptatie moet de start zijn van elke workflow. Begin met informatie netjes in je bedrijf binnenhalen: Kyocera Capture Capture (KCC) optimaliseert workflows door papieren documenten via een MFP te digitaliseren en de gegevens via de cloud naar een vooraf ingestelde bestemming te sturen. Deze snelle en eenvoudige data capture biedt veilige toegang tot je cloud, rechtstreeks vanaf je MFP, van scan tot cloud. Zo besparen bedrijven tijd, blijft data veilig en wordt productiviteit gemaximaliseerd. Documentcaptatie is geen nice‑to‑have, maar een absolute must voor efficiënte workflows.
Manage
Zodra informatie is vastgelegd, moet ze makkelijk vindbaar en veilig zijn. Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) biedt een veilige documentrepository met indexing en geavanceerde zoekfunctionaliteit. KCIM is gebouwd met sterke cloudbeveiliging, toegangscontrole en lifecycle management, zodat bestanden beschermd, traceerbaar en nooit verloren zijn in vergeten mappen.
Wanneer een document geprint moet worden, verplaatst Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) het jobbeheer naar de cloud. Gebruikers kunnen printen en scannen vanaf meerdere locaties zonder lokale servers. Ideaal voor hybride en remote teams of satellietkantoren. Bovendien biedt KCPS secure release, quota‑beheer en eenvoudige koppeling met cloudopslag.
Cloudbeveiliging binnen budget
Printen naar de cloud verlagen de hardware-, energie- en onderhoudskosten van on-premise servers, waardoor budget vrijkomt en IT‑ondersteuning wordt vereenvoudigd.
Samen leveren deze oplossingen één duidelijke belofte: capture, manage en print, een helder aanbod dat bottlenecks oplost. Een duidelijke route van scan naar cloud.
Vastleggen, beheren en afdrukken. Een duidelijk aanbod dat knelpunten oplost."
Security en schaalbaarheid ingebouwd in de cloud
Kyocera’s cloudservices zijn ontwikkeld met Europese klanten in gedachten. KCPS draait in de EU (AWS Frankfurt), terwijl KCIM en KCC gebruikmaken van Google Cloud‑infrastructuur in België, twee betrouwbare Europese datacenters die onze focus op transparant databeheer onderstrepen. Apparaten en diensten krijgen extra beschermingslagen via policies, encryptie en audit trails, zodat security consistent blijft van MFP tot cloud.
Het resultaat is een cloudsoftwarestack die eenvoudig uit te rollen is, weinig onderhoud vereist en meegroeit met je organisatie. Geschikt voor één kantoor tot meerdere vestigingen. Bovendien is het een eenvoudige manier om workflows te digitaliseren, papierafhankelijkheid te verminderen, teamtoegang te verbeteren en security te versterken in een hybride werkomgeving.
Hoe dat eruitziet in de praktijk
Toen ingenieursgroep Arcadis Kyocera over al haar activiteiten implementeerde, combineerde de uitrol een aangepaste MFP‑interface via Kyocera Net Manager, geavanceerde cloudcaptatie en remote fleet monitoring via Kyocera Fleet Services. Het resultaat was een verbonden oplossing die de gebruikerservaring verbeterde en apparaten up‑to‑date hield zonder constante sitebezoeken, een perfect voorbeeld van Kyocera’s “better together”-aanpak.
Waarom kiezen voor Kyocera’s cloudoplossingen?
- Eén portfolio, vele paden. Of je nu start met capture of cloud print, alles is met elkaar verbonden.
- Operationele voordelen. Minder manueel typen, snellere opzoeking en eenvoudiger printen voor hybride teams.
- Duidelijke governance. Documenttoegangsbeheer en secure cloud release verminderen risico’s en bieden auditors de nodige bewijzen.
Klaar om alles te verbinden?
Vertel ons meer over je workflows en wij tekenen een veilige oplossing op maat, of je nu klein start of uitrolt over meerdere sites. Contacteer Kyocera Document Solutions voor meer informatie.
- De voordelen van inkjet printing
- Een efficiënte A4 MFP
- Duurzaamheid bij Kyocera