In 2020 zagen organisaties overal ter wereld zich verplicht om te improviseren.
Door een wereldwijde pandemie moesten organisaties hun werknemers van huis uit laten werken op een schaal die nooit eerder was vertoond.
Dit zal er onder meer toe leiden dat werknemers meer dan ooit zullen openstaan voor het idee om ook in de toekomst aan telewerk te doen. Veel ondernemingen beschouwden deze optie tot voor kort als onrealistisch, maar van de ene dag op de andere is deze manier van werken weken- en soms maandenlang de norm geworden. Vanuit het oogpunt van de werknemers gezien bestaat er voor hun werkgever voortaan geen enkel excuus meer om telewerk als een gewone optie aan te bieden, zodat ze op een flexibelere manier kunnen werken.
Bovendien is telewerk de toekomst. Een enquête van FlexJobs in 2015 toonde aan dat 85 % van de millennials mikt op een functie waarmee ze te allen tijde van huis uit kunnen werken. Nu die generatie steeds hoger in de hiërarchie van hun bedrijf opklimt en ondernemingen ook meer moeite doen om de allerbeste talenten in huis te halen, is het van essentieel belang geworden om een duidelijke policy op te stellen over de manier waarop telewerk haalbaar wordt gemaakt. Daarbij is het belangrijk om duidelijk te stellen wat van alle betrokken partijen wordt verwacht.
Wat wordt van de telewerker verwacht?
Een duidelijke omschrijving van de processen is een eerste stap voor het opstellen van een policy over telewerk. Als een werknemer van huis uit moet werken, is het voor hem van essentieel belang om te weten hoe vaak hij dat kan doen, wie hij daarvoor op de hoogte moet brengen en hoe dat moet worden gecommuniceerd. Een goede manier om dat te doen, bestaat erin om de uitvoering van de taken via online kalenders te coördineren, zodat de bevoegde manager of HR-collega aanvragen voor telewerk al dan niet kan aanvaarden en zodat iedereen een duidelijk zicht heeft op wie waar werkt.
Het is ook mogelijk dat er over andere elementen duidelijke afspraken moeten worden
gemaakt. Bijvoorbeeld over de werkuren. Gezien de flexibiliteit die van huis uit werken biedt, zullen de ideale werkuren daar in hoge mate verschillen naargelang de werknemer kleine kinderen heeft of een pas afgestudeerde is die graag tot in de vroege uurtjes videogames speelt. Een aanvaardbare flexibele werkperiode vastleggen of richtlijnen formuleren kan helpen om ervoor te zorgen dat iedereen bereikbaar is op de momenten dat dat nodig is zonder dat ze daarvoor alle flexibiliteit van telewerk moet opgeven.
Het is ook zeer belangrijk om Key Performance Indicators (KPI’s) vast te leggen. Op die manier is het voor het management gemakkelijk om na te gaan of de productiviteit dankzij telewerk stijgt, daalt of gelijk blijft, ongeacht de locatie waar de werknemer werkt. Werken met KPI’s is ook belangrijk voor de telewerker, omdat hij op die manier een duidelijke doelstelling voor ogen heeft en hij gemotiveerd blijft en zich verbonden voelt met de rest van het team - zelfs als hij niet persoonlijk met de andere leden samenwerkt. Op die manier kan het management ook beter inschatten of telewerk een goede zaak is voor hun bedrijf en of het te overwegen valt om die praktijk nog uit te breiden.
Wat krijgen werknemers in ruil?
Telewerk is geen eenrichtingsverkeer. Het is een manier van werken die zonder enige
twijfel voordelen biedt voor de onderneming. Werknemers die van huis uit
werken, kunnen niet alleen productiever zijn, maar bovendien bieden ze hun
werkgever de mogelijkheid om op bepaalde punten kosten te besparen. Zo zullen
ondernemingen in de toekomst voor kleinere kantoren kunnen kiezen, waarvan de
kosten lager liggen. Telewerk kan voor de werknemers echter ook hogere kosten
met zich brengen. Misschien moeten ze hun internetaansluiting upgraden of
misschien moeten ze werktelefoons plegen met hun eigen smartphone. En het is
zelfs mogelijk dat hun kosten voor elektriciteit en verwarming stijgen doordat
ze vaker thuis zijn. Dit zijn allemaal belangrijke factoren waarmee rekening
moet worden gehouden bij het bepalen van incentives en lonen voor telewerkers.
Het is van essentieel belang om aan werknemers die van huis uit werken, de juiste
hulpmiddelen ter beschikking te stellen. Dit kan variëren van een laptop of een
mobiel toestel in plaats van een desktopcomputer tot en met extra
antivirustechnologie om computerbeveiligingsrisico’s zoveel mogelijk te
beperken. Ervoor zorgen dat telewerkers volledig uitgerust zijn, is een
minimumvereiste voor elke onderneming die haar werknemers de mogelijkheid biedt
om van huis uit te werken.
Naast de materiële voordelen dient men er ook voor te zorgen dat het werk van de werknemers zo ‘menselijk’ mogelijk wordt gehouden. Contacten via webcams of videoconferenties helpen om een ‘human touch’ toe te voegen, waardoor telewerkers minder snel ten prooi vallen aan een gevoel van eenzaamheid. In elke policyverklaring moet dan ook de nodige aandacht worden besteed aan afspraken in verband met regelmatige contacten, zodat zowel managers als collega’s op dit vlak de nodige inspanningen leveren.
Hoe communiceren over telewerkbeleid?
Het is van essentieel belang om bijzonder duidelijk over dit soort policy’s te
communiceren. Telewerk kan pas een succes worden als de communicatie met de
werknemer thuis even vlot verloopt als met zijn collega’s op kantoor. Een policy moet dit dan ook zo gemakkelijk mogelijk maken.
Het helpt ook om duidelijk te stellen wat wanneer van de telewerkers wordt verwacht. Zo moet bijvoorbeeld duidelijk worden omschreven van waar de werknemer kan werken. Veel telewerkers werken graag vanaf verschillende plaatsen - bijvoorbeeld vanuit het park tijdens de zomer en vanuit een café wanneer het weer minder goed is. In beide gevallen moet gebruik worden gemaakt van openbare internet-netwerken, met alle risico’s van dien op het vlak van de beveiliging van de verbinding. Als uw organisaties strikte voorwaarden wil opleggen over plaatsen van waaruit mag worden getelewerkt, moet ze dat ook heel duidelijk stellen.
