4 tools voor project- management op afstand

Voor velen onder ons betekent telewerk dat we onze comfortzone moeten verlaten. Maar zoals steeds heeft de mens geen andere keuze dan zich aan de nieuwe omstandigheden aan te passen. Samenwerking tussen teamleden in verschillende dorpen, steden en zelfs landen worden de nieuwe norm nu het traditionele concept van hoe, wanneer en waar we werken voor altijd is veranderd.

In tijden van disruptie, zoals de huidige COVID-19-pandemie, hebben veel industrieën hun machinepark tijdelijk uitgeschakeld, maar het werk van andere sectoren - zoals de media en communicatie - was wellicht nooit belangrijker dan nu: zij moeten het publiek immers betrouwbare informatie bezorgen. Journalisten en communicatiespecialisten kregen de opdracht om publicaties en campagnes te creëren van op afstand. In die omstandigheden is het belang van technologie en samenwerking om processen te stroomlijnen en operaties ‘slanker’ te maken, wel heel duidelijk geworden.

Volgens het Pulse of the Profession-rapport van PMI is een effectieve communicatie de meest cruciale succesfactor in de levenscyclus van projectmanagement. Volgens de opstellers van het rapport mislukt één op vijf projecten doordat er te weinig wordt gecommuniceerd tussen de projectmanager, de teamleden en de belanghebbenden.

Teams en technologie

Wanneer vergaderen voor brainstormingsessies of om de vordering van een project op te volgen, niet meer mogelijk is, moeten ondernemingen de tools gebruiken waarover ze beschikken. De noden van elk team zijn uniek, maar tegenwoordig is er absoluut geen gebrek aan resources die voor de meest uiteenlopende projecten kunnen worden gebruikt. In dit artikel vestigen we de aandacht op apps die de voordelen van papierloze omgevingen optimaal benutten en die daardoor ook uiterst geschikt zijn voor het beheer van projecten op afstand, waarbij ze de efficiëntie, de productiviteit en de mobiliteit verbeteren:

• To-Do List Apps bieden u de mogelijkheid om gemakkelijk de volgorde van uit te voeren taken te veranderen naarmate prioriteiten veranderen en kunt u indien nodig taken aan anderen toevertrouwen, die daarna een bericht kunnen sturen zodra ze klaar zijn. Met zo’n app ontvangt u ook herinneringen over naderende deadlines en kunt u bestanden uploaden en sharen. Deze oplossingen bieden volledige transparantie, waardoor managers vorderingen kunnen opvolgen,  bottlenecks melden en probleemgebieden aanpakken. Voor projecten is de mogelijkheid om rapporten te ontvangen met een real time weergave van de vordering van de werkzaamheden van onschatbare waarde. Populaire voorbeelden van dit soort apps zijn onder meer Asana and Trello.
• Scanning Apps  worden gebruikt om belangrijke papieren documenten in digitale bestanden om te zetten. In plaats van tijdgevoelige documenten zoals vroeger te printen en via de post te verzenden, kunnen documenten voortaan in een oogwenk worden ingevuld, ondertekend en per mail verzonden. Deze manier van werken heeft niet alleen een positieve invloed op de turnroundtermijnen, maar is ook veiliger.
• E-Signature Tools bieden u de kans om documenten te ondertekenen zonder dat u ze daarvoor hoeft te printen. Tegenwoordig is het mogelijk om de meeste documenten digitaal te ondertekenen. Het enige wat u daarvoor nodig hebt, is een app waarmee u een digitale handtekening kunt aanmaken, die u dan op een document aanbrengt. Op die manier kunnen contracten of wettelijke documenten snel van op afstand worden ondertekend, waardoor u geen tijd verliest door de documenten per post op te sturen - iets wat heel wat tijd in beslag kan nemen wanneer leveringsdiensten onder steeds grotere druk moeten werken.
• Document-sharing tools vormen een alternatief om digitale documenten via andere cloud-based diensten te verzenden en zijn bijzonder nuttig voor bestanden die te zwaar zijn om per mail te worden verzonden. De mogelijkheid om documenten snel met andere teamleden te delen, is van essentieel belang wanneer u van op afstand aan een belangrijk project werkt. Dropbox en Google Drive zijn twee uitstekende voorbeelden van dit soort platforms.

Behalve de hierboven vermelde platforms beschikken we tegenwoordig ook over belangrijke communicatietools zoals Zoom en Skype die ons de mogelijkheid bieden om regelmatig virtueel face-to-face gesprekken te voeren met teamleden. Dit aspect
werd intussen al bestempeld als een cruciaal onderdeel van telewerk om menselijke contacten en betrokkenheid bij het team in stand te houden. Groupchats via Microsoft Teams of andere alternatieven helpen ons om twijfel in amper enkele seconden tijd van tafel te vegen en om regelmatige updates te bezorgen aan betrokken partijen. Bij projecten die van op afstand moeten worden beheerd, kunnen deze communicatietools in sommige gevallen het verschil maken tussen succes en mislukking.

Samenwerken

Er bestaat weinig twijfel over dat het succes van projecten die van op afstand moeten worden beheerd en telewerk in zijn geheel in hoge mate afhankelijk zijn van de gevoerde communicatie. In deze digitale tijden worden ondernemingen geconfronteerd met de uitdaging om nieuwe technologieën optimaal te benutten en gelijktijdig hun werknemers nauwer met elkaar te laten samenwerken - zelfs als ze zich op een grote afstand van elkaar bevinden. De manier waarop die uitdaging wordt aangegaan, zal uiteindelijk bepalen wie een mooie toekomst in het digitale tijdperk tegemoet gaat … en wie niet.

Bedrijven die een holistische en duurzame benadering toepassen met betrekking tot telewerk, zullen de tand des tijds doorstaan. In deze tijden, waarin weerstand tegen verandering en nieuwe manieren van werken nog altijd een aanzienlijk probleem is, zullen ondernemingen die een cultuur creëren waarin werknemers samen met technologie hetzelfde doel nastreven, uiteindelijk het best worden beloond voor hun inspanningen.