De manier waarop we werken, is de afgelopen tijd fundamenteel veranderd. Het
traditionele concept van vaste werkuren op vaste werkplaatsen werd op losse schroeven gezet met de opkomst van nieuwe technologieën die zowel kleine als
grote ondernemingen platforms boden waarmee ze sterker en wendbaarder, minder
reactief en meer proactief konden werken. Het zijn stuk voor stuk kenmerken die onmisbaar zijn geworden in een tijdperk waarin de globalisering blijft bepalen hoe markten moeten werken.
Sommige industrieën lenen zich meer tot telewerk dan andere, maar het succes van dit fenomeen zal in hoge mate worden bepaald door één gemeenschappelijke factor,
die in elke onderneming - ongeacht haar grootte of vorm - een belangrijke rol speelt: communicatie. Een bedrijf kan zeer innovatieve producten of diensten aanbieden, maar als het niet op elk niveau over een goed gecoördineerd en vlot communicatiesysteem beschikt, is elke poging tot telewerk gedoemd om te mislukken.
Wanneer we rekening houden met het feit dat volgens Fortune het aantal vacatures voor telewerkers sinds 2017 tot vlak vóór het uitbreken van de COVID-19-pandemie met 270% was gestegen, lijkt het evident dat telewerk niet meer zal verdwijnen en voortaan mag worden beschouwd als een van de manieren waarop tegenwoordig wordt gewerkt - en niet zomaar een alternatief voor gebruik in noodsituaties.
Nieuwe platforms, nieuwe communicatie
In een kantooromgeving werd communicatie altijd breed erkend als een essentieel
ingrediënt voor organisatorisch succes. Toch bestaan er nog altijd problemen op
dat vlak, die vaak worden veroorzaakt door deadlines en werklast, waardoor snel
problemen opduiken. Volgens CMS Wire Report hebben studies aangetoond dat niet-effectieve communicatie op de werkplek bedrijven gemiddeld tot $ 420.000 per jaar kan kosten.
U kunt zich dan ook voorstellen welke complexe taak u wacht als het erop aankomt om uw team op een doeltreffende manier vanuit verschillende locaties met elkaar te laten communiceren en waarbij persoonlijke interacties niet meer elke dag kunnen plaatsvinden. Zoiets lijkt op het eerste gezicht een angstaanjagende taak, maar gelukkig biedt de technologie meerdere oplossingen waarmee aantrekkelijke en gebruikersvriendelijke communicatiekanalen kunnen worden gecreëerd.
Zeker in tijden als deze hebben ondernemingen met meerdere teams en personeelsleden die vanuit verschillende locaties werken, meer dan ooit nood aan doeltreffende en efficiënte communicatiekanalen. Tegenwoordig is daar in het digitale tijdperk niet bepaald een gebrek aan, met een aanbod dat varieert van groepsvideocalls over instant chats tot online webinars.
Een 'human touch'
Bij telewerk is het bijzonder belangrijk om ‘face to face’-contacten te onderhouden
met collega’s, zodat men nog steeds het gevoel krijgt dat men deel uitmaakt van een team. Bovendien vermijdt men op die manier dat sommige leden zich geïsoleerd beginnen te voelen. Bovendien slagen volgens Gallup zeer geëngageerde business units erin om dankzij telewerk 21 % betere rentabiliteitscijfers op te tekenen.
Videocalls met een vooraf vastgelegd begintijdstip en eindtijdstip plaatsen de deelnemers voor hun verantwoordelijkheid om op een duidelijke en beknopte manier te communiceren en om belangrijke boodschappen over te brengen op een manier die gemakkelijk kan worden begrepen. Eén call met een samenvattend mailbericht zou moeten volstaan om alles af te werken.
Het concept van wijdverbreid telewerk is echter nog nieuw voor de meeste organisaties en het is niet altijd gemakkelijk om diepgewortelde gewoonten en processen te verbeteren of te veranderen. In veel gevallen is een cultuuromslag vereist.
Harvard Business Review beschreef onlangs op een gedetailleerde manier hoe teams van telewerkers nieuwe normen moeten opstellen waarbij duidelijke afspraken worden gemaakt over heldere communicatie: “Bedrijven zoals Merck hebben intussen acroniemen bedacht voor hun digitale communicatie, zoals ‘Four Hour Response (4HR)’ en ‘No Need to Respond (NNTR)’, waardoor virtuele gesprekken voorspelbaar en duidelijk worden.”
Dankzij een mix van diverse technologische oplossingen kan communicatie een gevarieerde, leuke en interactieve bezigheid worden. Apps zoals Asana en Trello bieden uw team de mogelijkheid om individuele werklasten en groepsprojecten te plannen door taken op een eenvoudige manier in verschillende onderdelen op te delen. Die taken kunnen aan bepaalde teamleden worden toegewezen en het hele proces heel transparant maken, zodat managers de vooruitgang kunnen opvolgen, op bottlenecks kunnen wijzen en probleemgebieden kunnen aanpakken.
Deze technologieën stimuleren ons om op een helderdere en efficiëntere manier te
communiceren omdat we op die manier beseffen hoe belangrijk het is om duidelijke boodschappen tijdens onze Zoom-oproepen of teamchats over te brengen. Deze en andere tools werden ontwikkeld om ons in staat te stellen om efficiënter en productiever te werken en ook om meer plezier te beleven aan ons werk.
De toekomst van communicatie
De manier waarop we communiceren, is in het digitale tijdperk drastisch veranderd en blijft tegen een adembenemende snelheid evolueren. Virtuele seminars verbinden leiders overal ter wereld, waardoor fysieke ontmoetingen en zakenreizen overbodig worden. Instant messaging kan twijfel bij collega’s in enkele seconden tijd wegnemen en nieuwe apps helpen ons om ons werk te plannen en te organiseren en gelijktijdig het aantal onnodige mailberichten te beperken.
In deze digitale tijden moeten ondernemingen in elk onderdeel van hun activiteiten
veel flexibeler zijn. Telewerk biedt werknemers de vrijheid en de autonomie die ze zo belangrijk vinden om hun potentieel te benutten en om daarnaast hun werk en hun privéleven beter op elkaar af te stemmen. Volgens Forbes is “89 % van werknemers van ondernemingen die initiatieven op het vlak van het welzijn ondersteunen, geneigd om hun onderneming als een aangename werkplek aan te bevelen.”
Een doeltreffende communicatie legt de basis voor organisatorisch succes en nieuwe gewoonten die tijdens het telewerk worden aangenomen, kunnen enorme voordelen met zich brengen. Maar telewerk kan pas een organisatorische troef in plaats van een noodoplossing worden als voldoende aandacht wordt besteed aan communicatie en de rol van technologie daarin. Anders zal er niet veel veranderen.
